Lorsqu’une demande d’absence est créée, la période/plage horaire correspondante est grisée sur le tableau de planification. Cela permet d’éviter la création sur le planning de réservations destiné à un utilisateur absent.
Par défaut, une demande d’absence est automatiquement validée ce qui a pour effet d’immédiatement griser la tranche horaire correspondante sur le tableau de planification.
Le cas contraire, la demande d’absence reste ouverte en attente d’approbation par un supérieur hiérarchique.
Automatisation d’approbation des demandes d’absences
Il est possible d’indiquer pour un utilisateur si l’on souhaite approuver manuellement ou non les demande d’absence crée par ce dernier.
1. Dirigez-vous pour cela dans Field Service disponible dans votre CRM puis sélectionnez Ressources dans le volet en bas à gauche de l'écran.
2. Cliquez sur l'onglet Ressources puis cliquez sur le nom de l’utilisateur pour lequel vous souhaitez apporter les changements.
3. Cliquez sur l'onglet Field Service.
4. Sélectionnez la valeur que vous souhaitez pour le champ Approbation d’absence obligatoire.
Sélectionnez Non pour approuver automatiquement toutes les demandes d’absences de cette ressource.
Sélectionnez Oui pour permettre au supérieur hiérarchique de valider manuellement toutes les demandes d’absences de cette ressource.
5. Dans le cas où vous auriez sélectionné Oui au point précédent.
Lorsqu’une demande d’absence est créée par un utilisateur, dirigez-vous sur la demande d’absence en sélectionnant Services dans le volet en bas à gauche de l'écran.
Cliquez sur l'onglet Demandes d'absence puis sur la demande d'absence souhaitée.
Pour approuver une demande d'absence : cliquez sur le bouton Approuver (ce qui grisera la période correspondante à la demande d’absence sur le tableau de planification). Le nom de l'utilisateur ayant approuvé la demande d'absence apparaît alors dans le champ Approuvé par.
Pour refuser une demande d'absence : cliquez sur le bouton Désactiver, ce qui refusera la demande d’absence et ne créera rien sur le tableau de planification.